退職勧奨を受けた時の退職届、退職願の書き方を例文付きで紹介

退職勧奨で「退職届」を求められた！書く前に知るべき最大の注意点

退職届を書く前に、まず「自己都合退職」と「会社都合退職」の違いをしっかり理解しておきましょう。この違いを知っているかどうかで、対応がまったく変わってきます。

「自己都合」と「会社都合」では失業保険がこれだけ違う

失業保険（雇用保険の基本手当）は、退職理由によって受給の条件が大きく異なります。退職勧奨に応じた場合は「会社都合退職（特定受給資格者）」に該当するのが原則ですが、退職届に「一身上の都合」と書いてしまうと、ハローワークで自己都合と判定されるリスクが生まれます。

給付日数が2倍以上変わるケースもあるうえ、受給開始も早い会社都合退職の方が、経済的には圧倒的に有利です。日額数千円の基本手当が数ヶ月分違えば、差額は数十万円にのぼることもあります。

なお、2025年4月の雇用保険法改正により、自己都合退職の給付制限期間は従来の2ヶ月から1ヶ月に短縮されました。それでも会社都合退職と比べると大きな差があることに変わりはありません。

参考：厚生労働省「雇用保険制度」｜厚生労働省「Q&A～労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）～」

退職届に「一身上の都合」と書くと何が起きるか

退職届に「一身上の都合により退職いたします」と書いてしまうと、会社はその文言を根拠に「本人が自分の意思で辞めた」と主張できるようになります。

ハローワークは離職票の記載と退職届の内容を照合して離職理由を判定します。退職届に「一身上の都合」と記載されていると、たとえ実態が退職勧奨であっても、会社都合と認定してもらうのが難しくなります。

退職勧奨を受けた事実を後から証明するには、録音データやメールといった証拠が必要になりますし、ハローワークへの異議申し立てという余計な手間も発生します。最初から正しい書き方をするのが、もっとも確実で手間のかからない方法です。

退職勧奨における退職届の正しい書き方と例文

やむを得ず退職届を提出する場合は、退職理由の書き方に細心の注意を払う必要があります。以下のルールを守るだけで、「自己都合退職」に誘導されるリスクをかなり下げることができます。

「一身上の都合」は絶対NG！自己都合退職にされるリスク

退職届に書く退職理由は、「貴社からの退職勧奨に基づき」「会社都合により」「退職勧奨に応じ」といった文言を使うのが正解です。「一身上の都合により」という表現は、ハローワークで自己都合と判定されやすくなるため、絶対に使わないでください。

正しい退職理由の書き方と例文

横書き版・記入例

縦書き版・記入例（便箋などに縦書きする場合も同様の文言で記載）

縦書き・横書きはどちらでも構いません。大切なのは退職理由の文言です。この一文があるかないかで、後の手続きのしやすさがまったく変わってきます。

会社指定のフォーマットに「一身上の都合」と印字されている場合

会社から渡された用紙にあらかじめ「一身上の都合により」と印字されているケースもあります。この場合は、次の2つの方法で対処できます。

方法①：二重線＋訂正印で修正する

印字されている「一身上の都合により」の部分に二重線を引き、訂正印を押したうえで、「貴社からの退職勧奨に基づき」と書き直します。見た目は多少崩れますが、これで自己都合と誤解されるリスクを下げることができます。

方法②：白紙から自分で作成して提出する

退職届のフォーマットは法律で定められておらず、会社指定の様式を必ず使わなければならないという規定もありません。自分で白紙から作成した退職届を提出しても、法的に何ら問題ありません。むしろ、すべての文言を自分でコントロールできるという点で、この方法の方が安全です。

【重要】退職勧奨では「退職届」ではなく「退職合意書」を結ぶ

ここが、この記事でもっとも伝えたいポイントです。

退職勧奨を受けた場合、そもそも退職届を提出する「義務」はありません。退職届は労働者が会社に対して一方的に退職の意思を通知する書類であり、退職勧奨に応じる際に必ずしも必要なものではないのです。

退職勧奨に応じる場合の最善の対応は、退職届を書くのではなく、「退職合意書」という形で会社と合意内容を文書化することです。

参考：厚生労働省｜労働契約終了に関するルール

理由1：会社都合退職である決定的な証拠になる

退職届は労働者の一方的な意思表示です。後から会社が「本人が自発的に辞めた」と主張しても、退職届だけでは反論するのが難しい状況になりえます。

一方、双方が署名・捺印した退職合意書があれば「退職勧奨に応じた（会社都合の退職）」という動かしがたい証拠になります。ハローワークでの失業保険の手続きはもちろん、万一後からトラブルになったときにも、あなたを守る強力な根拠となります。

理由2：有利な条件（退職金・有給など）を交渉しやすくなる

退職合意書は一方的な通知書ではなく、双方が話し合って内容を決める合意文書です。そのため、退職に応じる条件として、自分に有利な内容を交渉して盛り込むことができます。具体的には次のようなものが挙げられます。

• 通常の退職金に上乗せされる特別退職金（解決金）の支払い
• 残っている有給休暇の全消化の保証
• 出社を免除された期間中の給与100%支払い
• 再就職支援サービスの提供

口頭での約束は後から反故にされるリスクがあります。合意書に明記することで、約束に法的拘束力が生まれ、退職後のトラブルを未然に防ぐことができます。

トラブルを防ぐ！退職合意書に必ず記載すべき4つの項目

退職合意書を作成する際に漏れがあると、退職後にトラブルの原因になります。以下の4つの項目は必ず盛り込むようにしましょう。

1. 退職の理由（退職勧奨による合意であること）

退職合意書の冒頭で、「会社都合による退職勧奨に基づき、労使双方の合意により雇用契約を終了する」という趣旨を明確に記載します。

この文言があることで、ハローワークに提出される離職票の離職理由と齟齬が生じにくくなります。離職票の「離職理由」欄と合意書の記載内容が一致していることは、失業保険の手続きをスムーズに進めるためにも非常に重要です。

2. 特別退職金（解決金）の金額と支払い時期

退職勧奨に応じる条件として特別退職金（解決金）が支払われる場合は、金額（税引前か税引後かも明記）と支払い期日を具体的に記載してください。

「後日払う」「検討する」といった曖昧な約束は法的効力がありません。「令和○年○月○日までに、金○○円を乙の指定口座へ振り込む」という形で明確にしておくことで、後からの言い逃れを防ぐことができます。

3. 未消化の有給休暇の取り扱いと退職日までの給与

有給休暇が残っている場合、退職日までにすべて消化できるよう日程を設定することや、出社を免除された期間も給与を全額支払うことを明記します。

法律上、退職時に消滅する未消化の有給休暇については、会社が買い取ることが認められています。残日数と買い取り金額を合意書に記載しておくことで、退職後の未払いトラブルを防ぐことができます。

参考：厚生労働省「労働基準」

4. 守秘義務・誹謗中傷の禁止・清算条項

退職後の法的リスクをなくすため、以下の3点も合意書に盛り込んでおきましょう。

守秘義務：在職中に知り得た会社の機密情報や顧客情報を、退職後に第三者へ漏洩しないことを定めます。

誹謗中傷の禁止：会社・従業員の双方が、SNSやインターネット上を含めて互いを誹謗中傷しないことを確認します。これは労働者側にとっても、不当な風評被害から身を守る効果があります。

清算条項：「本合意書に定めるほか、甲乙間には何ら債権債務が存在しないことを確認する」という文言を入れることで、退職後の無用な紛争リスクを低減します。ただし、この条項を盛り込む前に、未払い残業代や退職金の請求漏れがないかを必ず確認してください。清算条項を結んだ後は、それ以前の請求が難しくなります。

会社から退職届の提出を強要・急かされた場合の対処法

「今日中に書いてください」「明日までに提出を」と圧力をかけられたとき、どう行動すればいいのか。具体的なステップを順に解説します。

その場でサインせず「一度持ち帰る」

まず、これだけは守ってください。どれほど急かされても、その場でサインしないこと。

「家族に相談してから回答します」「弁護士に内容を確認してからにします」と冷静に伝え、書類を持ち帰る時間を作りましょう。

「今日中に書かなければ解雇する」といった脅しは、退職強要として違法になる可能性があります。こうした発言があった場合は、日時・場所・発言内容をその場でメモし、可能であれば録音しておくことをおすすめします。

なお、退職勧奨には応じる義務はなく、拒否しても法律違反にはなりません。また、退職勧奨を拒否した従業員に対して不利な扱いをすることも違法です。

参考：厚生労働省「個別労働紛争解決制度（労働相談、助言・指導、あっせん）」

「退職合意書」での締結を会社に提案・交渉する

書類を持ち帰ったあと、人事担当者などに対して「退職届ではなく、退職合意書という形で進めさせていただきたい」と申し出ましょう。

交渉のポイントは、口頭ではなくメールや書面で行うことです。やり取りの記録が証拠として残るため、後のトラブル防止につながります。「合意書の方が双方にとって後日の紛争リスクが下がる」という点を穏やかに伝えながら、希望する条件（特別退職金、有給消化など）もあわせて提示するとスムーズに進みやすくなります。

すでに「一身上の都合」で提出してしまった場合の対処法（ハローワークでの異議申し立て）

すでに自己都合の退職届を出してしまった場合でも、諦める必要はありません。ハローワークで異議申し立てを行うことで、離職理由が「会社都合」に変更される可能性があります。

手順

1. ハローワークで失業保険の手続きをする際、離職票-2の「離職者記載欄」で「相違あり」にチェックを入れる
2. 「退職勧奨が実際に行われた」という事実を説明し、証拠を提出する

有効な証拠の例

• 退職勧奨の面談を録音した音声データ
• 上司から退職を促す内容のメール・チャット
• 退職を勧められた際の手書きメモ（日時・場所・発言内容）
• 退職条件について話し合ったやり取りの記録

会社が離職票に「自己都合」と記載していても、退職の実態が「会社からの働きかけ」であれば、ハローワークの調査によって会社都合と判定されることがあります。ハローワークは会社にも事実確認の調査を行うため、証拠をしっかり揃えて申し立てることが重要です。

参考：ハローワークインターネットサービス「雇用保険手続きのご案内」

自分での交渉が難しい場合は専門家に相談する

会社と一人で交渉するのは、精神的にも法的知識の面でもハードルが高いものです。以下の専門家・窓口への相談を検討してみてください。

交渉の代理人として弁護士に依頼することで、特別退職金の引き上げなど、より有利な条件を引き出せる可能性があります。初回相談無料の事務所も多いので、一度問い合わせてみる価値はあります。

まとめ：退職勧奨の書類対応は焦らず、自分に有利な選択を

ここまでの内容を整理します。

退職勧奨は、労働者にとって精神的にきつい状況です。ただ、正しい知識があれば自分の権利をしっかり守ることができます。

退職に関する手続きでお悩みの方、失業保険の受給額を最大化したい方は、ぜひ退職コンシェルジュにご相談ください。専門のスタッフが、あなたの状況に合わせた最適な対処法を一緒に考えます。

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