休職のまま退職する時の伝え方｜電話・メール例文と手続きの全手順

休職中でも退職はできる？法律上の基本を確認しよう

民法627条が定める「退職の自由」とは

日本では、労働者はいつでも会社に退職の申し出ができます。根拠は民法第627条で、「雇用期間を定めていない場合、労働者は解約（退職）の申し出からいつでも雇用を終了できる」と規定されています。つまり、会社に出勤していない休職中であっても、退職の意思を伝えること自体は何ら問題ありません。

ただし、多くの企業の就業規則には「退職希望日の30日前（または2週間前）までに申し出ること」といった期限が設けられています。民法上の規定（申し出から14日後に退職が成立）よりも長い期間を定めているケースが多いため、まず自分の会社の就業規則を確認しておくのが安心です。

会社に退職を拒否する権限はない

「体調が回復してから考えて」「退職は認められない」と言われるケースもあるようですが、法律上、会社が労働者の退職の意思表示を拒否することはできません。

引き止めを受けた場合でも、適切な方法で退職の意思を伝えてさえいれば、法的には有効です。どうしても話し合いが難航するときは、厚生労働省の総合労働相談コーナーに無料で相談することができます。

「休職期間満了をもって退職」とは何か

多くの会社の就業規則には、「休職期間が満了してもなお復職できない場合は、退職（または自然退職）とする」旨の規定があります。この場合、期間満了日が自動的に退職日となります。

ただし、円満な退職を望む場合や、傷病手当金・雇用保険の手続きをスムーズに進めるためには、満了を待たず、自分の意思で事前に退職を申し出ておくことをおすすめします。退職日を自分でコントロールできると、各種給付の手続きも計画的に進められます。

退職を伝える前に準備しておくこと3つ

就業規則で退職申出の期限を確認する

最初に確認したいのが、自社の就業規則に書かれた退職の申出期限です。「退職希望日の30日前までに申し出ること」と定められている会社が多く、これを守らないとトラブルの原因になることがあります。就業規則は入社時に受け取った書類やイントラネット上で確認できます。手元にない場合は、総務・人事部門にメールで問い合わせても構いません。

医師の診断内容と今後の回復見込みを整理する

退職を決断する前に、主治医から「今後の就労の見込み」についての見解を確認しておきましょう。「回復までにあと数か月かかる」という状況であれば、傷病手当金を受け取りながら療養を続けたうえで退職するという選択肢もあります。

また、退職理由として「医師の判断により就労継続が困難」と伝えることで、会社側の理解を得やすくなります。診断書の提出を求められる場合もありますが、詳しい病名や症状を細かく話す義務はありません。

傷病手当金の受給状況を把握しておく

休職中に傷病手当金を受け取っている場合、退職後もその給付が継続できる可能性があります。退職のタイミングによって受給できる期間が変わるため、あらかじめ健康保険組合または協会けんぽに現在の受給状況を確認しておくと安心です。詳しくは後述の「退職後に必要な手続き」でも解説しています。

休職中の退職の伝え方｜手段別の使い分け

体調が優れない中で退職を伝えるとき、無理に出社する必要はありません。電話・メール・書面（郵送）のいずれでも退職の意思を伝えることができます。それぞれのメリットと向いている状況を以下の表にまとめました。

電話で伝える場合の流れと注意点

電話で伝える際は、事前に話す内容を簡単にメモしておくと、緊張していても落ち着いて話せます。基本的な流れは次のとおりです。

1. 「現在休職中の〇〇です。少しご相談があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と切り出す
2. 「体調がなかなか回復せず、復職が難しい状況です。退職させていただきたくご連絡しました」と率直に伝える
3. 「これまでお世話になりありがとうございました。退職日や手続きについてご指示いただけますでしょうか」と締める

会話の内容はその後必ずメモしておきましょう。精神的に不安定な方は、信頼できる家族に同席してもらうのもひとつの方法です。

メールで伝える場合の書き方

メールは記録が残るため、体調や精神的な負担が大きい場合に特に向いています。件名には「退職のご相談」や「退職のご連絡」と明記し、本文では感謝の言葉を添えながら、退職希望日と理由を簡潔に伝えます。メール送信後は、退職届の原本を書面で郵送することで、正式な手続きが完了します。

書面（郵送・内容証明）で伝える場合

会社と連絡が取れない場合や、電話・メールで対応してもらえない場合は、内容証明郵便で退職届を送る方法があります。内容証明郵便とは、「誰が・いつ・どんな内容の文書を送ったか」を郵便局が証明してくれる制度です。退職の意思表示を法的に明確にしたい場合に有効で、後々のトラブルを防ぐ効果があります。

そのまま使える例文集

電話用の例文（体調不良による退職）

以下はそのまま使えるトーク例です。緊張する場合は手元にメモを置いて話しましょう。

「お忙しいところ恐れ入ります。現在休職中の〇〇です。体調がなかなか回復せず、復職が難しい状況が続いております。誠に勝手ながら、〇月末日をもって退職させていただきたく、ご相談のご連絡を差し上げました。これまでお世話になりありがとうございました。退職に際して必要な手続きなど、ご指示いただけますと幸いです。」

メール用の例文（件名・本文の書き方）

件名と本文の構成例です。コピーしてそのままお使いいただけます。

件名：退職のご連絡（〇〇 氏名）

〇〇部長

お世話になっております。現在休職中の〇〇です。

このたび、体調の回復が思わしくなく、今後の就労継続が難しいと判断いたしました。誠に勝手ながら、〇月末日をもって退職させていただきたく存じます。

在職中はひとかたならぬご配慮をいただきありがとうございました。退職日や必要な手続きについてご指示いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇 氏名

メール送信後は、退職届を別途書面で郵送することで手続きが正式に完了します。

退職届の書き方（郵送時の注意）

退職届は白い便箋に縦書きで作成するのが一般的ですが、会社指定の書式があればそちらを使用します。記載する主な項目は「退職届」という標題、退職希望日、退職理由（「一身上の都合により」で問題ありません）、提出日、氏名・捺印です。

郵送する場合は、退職届を封筒に入れて「退職届在中」と朱書きしてください。証拠を残したい場合は内容証明郵便または少なくとも簡易書留での送付をおすすめします。

退職後に必要な手続きチェックリスト

退職が決まったら、いくつかの手続きを並行して進める必要があります。特に給付金関係は期限が定められているものが多いので、早めに動くのが鉄則です。

傷病手当金の継続受給について

休職中に傷病手当金を受け取っていた方は、条件を満たせば退職後も継続して受け取れます。受給できる条件は主に以下の3つです。

• 退職日の前日までに健康保険の被保険者期間が継続して1年以上あること
• 退職日に傷病手当金の受給中または受給できる状態にあること（退職日当日に出勤していないことが条件）
• 引き続き療養のために就労できない状態であること

支給期間は支給開始日から通算して最長1年6か月です（2022年1月1日以降の改正により通算制になりました）。詳しくは厚生労働省「令和4年1月1日から健康保険の傷病手当金の支給期間が通算化されます」をご確認ください。また、実際の手続きは加入中の協会けんぽ（病気やケガで会社を休んだとき）または健康保険組合の窓口にお問い合わせください。

なお、退職後に傷病手当金を受け取っている期間中は、雇用保険の基本手当（失業給付）と同時に受け取ることはできません。療養が終わり就労可能な状態になってからハローワークで求職申込みを行い、基本手当の手続きをするのが一般的な流れです。

雇用保険（基本手当）の受給条件と注意点

退職後、療養が終わり求職活動できる状態になったら、ハローワークで基本手当（いわゆる失業給付）の手続きを行います。主な受給要件は次のとおりです。

• 退職前2年間に、雇用保険の被保険者期間が通算12か月以上あること
• 積極的に求職活動を行っており、いつでも就職できる状態にあること

自己都合退職の場合、7日間の待機期間終了後に給付制限期間があります。2025年4月1日以降の離職については、給付制限期間が従来の2か月から原則1か月に短縮されています（5年以内に3回以上自己都合退職の場合は3か月）。詳しくは厚生労働省「令和6年雇用保険制度改正（令和7年4月1日施行分）について」をご参照ください。

また、健康上の理由による退職の場合、医師の証明があれば「特定理由離職者」として認定され、給付日数や制限が優遇されるケースがあります。詳細はお住まいのハローワークにご確認ください。

健康保険の切り替え（任意継続 or 国民健康保険）

会社を退職すると、翌日から健康保険の被保険者資格を失います。退職後は以下の3つのいずれかに加入します。

• 任意継続被保険者制度：退職前に継続して2か月以上の被保険者期間があれば、退職日の翌日から20日以内に申請することで最大2年間、現在の健康保険を継続できます。ただし保険料は全額自己負担となります。
• 国民健康保険：お住まいの市区町村で加入します。保険料は前年の所得に応じて算出されます。
• 家族の扶養に入る：配偶者や親など家族の健康保険の被扶養者となる方法です。収入要件（年収130万円未満など）を満たす必要があります。

参考：協会けんぽ「任意継続の加入手続きについて」

傷病手当金を退職後も受け取る予定の方は、任意継続を選択することで受給の継続性を保てる場合があります。どちらが有利かは個人の状況によって異なるため、健保組合や市区町村の窓口で比較してみてください。

退職をスムーズに進めるためのトラブル対処法

退職届を郵送する際に証拠を残す方法

出社できない状況で退職届を郵送する場合は、内容証明郵便または簡易書留を使いましょう。内容証明郵便は「誰が・いつ・どんな内容の書類を送ったか」を郵便局が証明してくれる制度で、退職の意思表示が法的に明確になります。控えは必ず手元に保管しておいてください。

不当な引き止めや不利益な扱いへの対処

退職の意思を伝えたにもかかわらず、強引な引き止めや不利益な扱いを受けた場合は、一人で抱え込まず専門機関に相談してください。

• 厚生労働省 総合労働相談コーナー（全国のハローワークなどに設置、無料）
• 都道府県労働局の「あっせん制度」（個別労働紛争の解決支援）

言動の記録（日時・内容のメモ）を残しておくことが、後々の対応に役立ちます。

退職代行サービスを利用する場合の注意点

自分では会社に連絡することが難しい場合、退職代行サービスを利用する選択肢もあります。ただし、サービスによって法的に対応できる範囲が異なります。会社との交渉（未払い賃金の請求など）が必要な場合は、弁護士または弁護士監修の退職代行を選ぶことが重要です。利用前にサービス内容と費用を十分に確認してください。

よくある質問

休職中に退職を伝えるのは非常識ですか？

いいえ、非常識ではありません。先述のとおり、民法第627条により労働者はいつでも退職の申し出ができます。体調が回復しない状況での退職は、十分な理由として認められます。誠実に状況を伝えれば、多くの場合は理解してもらえます。

退職届は直接持参しないといけませんか？

いいえ、郵送でも問題ありません。休職中で出社できない場合は、書留または内容証明郵便で会社に送付することが一般的に認められています。事前に上司や人事担当にメールまたは電話で郵送する旨を伝えておくとスムーズです。

退職日はいつに設定するのがいいですか？

傷病手当金を受け取っている場合は、月末退職にすると健康保険の資格が月末まで有効になるため、医療費の自己負担や保険料の観点でメリットが生じるケースがあります。ただし、就業規則の申出期限を守ることが前提です。具体的なタイミングは加入している健康保険組合に確認することをおすすめします。

退職後に傷病手当金はいつまでもらえますか？

傷病手当金は支給開始日から通算して最長1年6か月が支給上限です（2022年1月改正以降）。退職後も引き続き就労できない状態が続き、かつ受給要件を満たしていれば継続して受け取ることができます。退職後の継続受給には「退職前に継続して1年以上の健康保険加入歴があること」が条件となります。詳しくは協会けんぽ（傷病手当金）で確認してください。

荷物や私物はどうすればいいですか？

会社の貸与品（パソコン・社員証など）は退職日までに返却が必要です。出社できない場合は郵送での返却も一般的に認められています。私物の引き取りは、家族や代理人を通じて会社と日時を調整することができます。「退職日前後に荷物の引き取りをお願いしたい」と事前にメールや電話で伝えておきましょう。

退職後の給付金手続き、プロに相談してみませんか？

休職からそのまま退職する場合、傷病手当金・雇用保険・健康保険の切り替えなど、複数の手続きが重なります。体調が万全でない中でこれらをひとりで把握するのは、正直かなり大変です。

そんなときは、退職後の給付金サポートを専門とする退職コンシェルジュへの相談を検討してみてください。受給できる給付金の種類や申請の流れについて、専門スタッフが丁寧にサポートしてくれます。

まずは無料相談から始められるので、「自分がいくらもらえるか知りたい」という方にもぴったりです。

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