伝わる職務経歴書を作成してアピールしよう【基礎編】

職務経歴書と履歴書、何が違う？

一言でいえば職務経歴書はその人のスキルや今までの業績、仕事への取り組み方などを見るもので、一方、履歴書は学歴や社歴、志望した理由などを見るものといえます。

つまり、職務経歴書は職業人として何を遂行する力があるのか、入社したら即戦力になる力を持っているのか、自分をきちんと表現できているか否かのプレゼンテーション能力の有無を端的に伝えるための書類といえます。

人事の採用担当者は、書類選考の段階では、限られた業務時間内に大勢の志望者の適性や能力を素早く確認し判断しなければなりません。その際、使える時間は一人1～2分程度しかないともいわれています。

そのため、いかに“パッと見てわかるように”アピールし、伝わる職務経歴書を作るかが重要となることがおわかりいただけるかと思います。履歴書と職務経歴書でどう異なるのか、人事担当者がどの部分を注目するのかを以下の表にまとめました。

このように職務経歴書は、自分の職業人としての経験や能力を棚卸しして他人に端的に伝えるための「自分を表現する企画書」ともいえます。

今では転職することがごく当たり前の時代になっています。履歴書と職務経歴書、クリエーター系の人であれば今まで作ってきた作品一覧をあらかじめ作成し日常的に更新しておけば、いざ必要になったとき、慌てて作成するようなことにならずに済みます。

慌てて作成して会社名など固有名詞の誤記や就転職の年月日の間違いなどがあると、職務経歴書を見る側に、「一事が万事」的な意味で志望者に対して職務能力的な部分へ不信感を持たせてしまうかもしれません。それを防ぐためにも普段から書いてきちんと見直しなど繰り返しておくことで、必要になった際に余裕を持って対応できるようにしておきましょう。

職務経歴書を書く

それでは職務経歴書は具体的にはどのような内容をどのくらい書けばいいのでしょうか。

1．枚数

枚数は一般的にはA4サイズの用紙で1～2枚が標準的とされ、中高年で転職回数・職歴が多い場合でも4枚までと言われています。前述のように、採用担当者は一名あたり数分以内で書類選考の判断を下しているという状況なので、できるだけ短く的確な内容でアピールすることが重要なのです。

2．文字の大きさ、書体

文字の大きさはワードのフォントで9～10.5ポイント程度が良いとされています。本文のフォントのポイント数や書体はきちんと揃えることが重要です。

3．小見出しを入れて見やすく

文字の大きさや太字、墨アミ（網掛け）、下線などを活用して、見やすい小見出しを適宜入れて読みやすく作成をするのがポイントです。

4．応募先企業ごとに内容を最適化する

基本は応募先企業毎に内容を相手企業の募集内容にあわせて作ることがポイントです。仮にA社向けの職務経歴書をB社への応募に際してそのまま流用し、A社の募集内容にあわせた内容のままでは、B社の採用担当には意味のないアピールになってしまう可能性があり、書類選考ではねられることを避ける意味合いがあります。

ふだんからテンプレートとなる汎用の職務経歴書を作成しておき、何度も見返してミスのないものを作成しておき、それをベースに提出先毎に異なるアピールポイントにあわせてカスタマイズすると手早くまとめられます。また、文字のタイプミスなども極力減らすことができるのもメリットです。

5．職歴記述のフォーマットは編年体式かキャリア式で

職歴記載に関しては後掲のサンプルにあるように、時系列に沿って記載する「編年体式」で記載します。

なお、直近の事項から過去に向かって記載していく「逆編年体形式」、アピールしたいポイントをまとめて記載する「キャリア式」というものもあります。転職回数が多い場合は、逆編年体形式やキャリア式で表記するのも有効な場合があります。

職務経歴書のサンプル

それでは職務経歴書とはどのような形でまとめればいいのか、サンプルをもとに解説します。

下に掲載したサンプルの職務経歴書は、20代半ばで一回転職を経験した営業系の人が再度の転職を決意し、二社目在職中から転職活動を進めている、という設定で作成しています。なお、以下の解説文の小見出しの丸数字はサンプル画像の赤矢印上の白抜き丸数字と対応しています。

①経歴要約

これまでの経歴からアピールしたい内容を冒頭に250文字程度以内でまとめます。

②職務経歴 概要

在職期間と在職社名を記載します。

③職務経歴

在職社名、部署名、部署の所属人員、在籍期間、役職等を記載します。また、アピールしたい業務実績を記載するのも良いでしょう。

④得意分野

個人的に応募先企業に対してアピールしたいポイントを記載します。「自分がアピールしたいポイント」ではなく、「応募先企業が求めるスキルや経験」と適合したものをアピールするようにします。

⑤資格／語学力／ITスキル

即戦力性をアピールするポイントです。ここも応募先企業が求めている資格やスキルを記載しましょう。

⑥自己PR

「自分ができること」「そのために何をしてきたか」「それを応募先企業ではどう活かしていきたいか」などを簡潔にまとめます。応募先企業の募集要項と合致するなら、自分の今後の目標を記載するのも良いでしょう。

まとめ

職務経歴書を見る企業の視点は「自社にとって必要な経験やスキルを持った人か」「過去の在籍社で業務にどのように取り組み、結果としてどのような業績をあげているか」「この人の持っている強みは何か」「応募意思や向上心の高さを文面から感じられるか」ではないでしょうか。

これらを応募先企業の採用担当者に伝わるように（「プレゼン能力」になります）的確に要点をまとめて書くことがポイントです。職務経歴書、伝わるようにしっかり仕上げたいですね。

しょくむき

今回は、転職をする際にはほぼ必須となる「職務経歴書」について解説します。転職を経験された方は作ったことがあると思いますが、いくつかのポイントがありますので、参考にしてみてください。

職務経歴書と履歴書、何が違う？

一言でいえば職務経歴書はその人のスキルや今までの業績、仕事への取り組み方などを見るもので、一方、履歴書は学歴や社歴、志望した理由などを見るものといえます。

つまり、職務経歴書は職業人として何を遂行する力があるのか、入社したら即戦力になる力を持っているのか、自分をきちんと表現できているか否かのプレゼンテーション能力の有無を端的に伝えるための書類といえます。

人事の採用担当者は、書類選考の段階では、限られた業務時間内に大勢の志望者の適性や能力を素早く確認し判断しなければなりません。その際、使える時間は一人1～2分程度しかないともいわれています。

そのため、いかに“パッと見てわかるように”アピールし、伝わる職務経歴書を作るかが重要となることがおわかりいただけるかと思います。履歴書と職務経歴書でどう異なるのか、人事担当者がどの部分を注目するのかを以下の表にまとめました。

履歴書 職務経歴書

人事の視点

①居住地から通勤可能か

②学歴・職歴が今回の求人と関連があるか（知識・実務経験の有無）

③組織適応力の有無（転職回数等）

④志望意欲

⑤希望給与の募集条件との適合の有無

⑥誤字脱字等の有無からの仕事に対する丁寧さ等判断（手書き含む）

⑦賞罰、保有資格など

①実務能力が求人条件を満たしているか

②意欲を持って仕事に取り組んでいるか

③プレゼンテーション能力の有無

④発揮できる強みは何かを明示しているか

⑤自己PRで自分の持ち味をきちんと伝えているか

⑥保有スキルや経験したマネジメント経験など

このように職務経歴書は、自分の職業人としての経験や能力を棚卸しして他人に端的に伝えるための「自分を表現する企画書」ともいえます。

今では転職することがごく当たり前の時代になっています。履歴書と職務経歴書、クリエーター系の人であれば今まで作ってきた作品一覧をあらかじめ作成し日常的に更新しておけば、いざ必要になったとき、慌てて作成するようなことにならずに済みます。

慌てて作成して会社名など固有名詞の誤記や就転職の年月日の間違いなどがあると、職務経歴書を見る側に、「一事が万事」的な意味で志望者に対して職務能力的な部分へ不信感を持たせてしまうかもしれません。それを防ぐためにも普段から書いてきちんと見直しなど繰り返しておくことで、必要になった際に余裕を持って対応できるようにしておきましょう。

職務経歴書を書く

それでは職務経歴書は具体的にはどのような内容をどのくらい書けばいいのでしょうか。

1．枚数

枚数は一般的にはA4サイズの用紙で1～2枚が標準的とされ、中高年で転職回数・職歴が多い場合でも4枚までと言われています。前述のように、採用担当者は一名あたり数分以内で書類選考の判断を下しているという状況なので、できるだけ短く的確な内容でアピールすることが重要なのです。

2．文字の大きさ、書体

文字の大きさはワードのフォントで9～10.5ポイント程度が良いとされています。本文のフォントのポイント数や書体はきちんと揃えることが重要です。

3．小見出しを入れて見やすく

文字の大きさや太字、墨アミ（網掛け）、下線などを活用して、見やすい小見出しを適宜入れて読みやすく作成をするのがポイントです。

4．応募先企業ごとに内容を最適化する

基本は応募先企業毎に内容を相手企業の募集内容にあわせて作ることがポイントです。仮にA社向けの職務経歴書をB社への応募に際してそのまま流用し、A社の募集内容にあわせた内容のままでは、B社の採用担当には意味のないアピールになってしまう可能性があり、書類選考ではねられることを避ける意味合いがあります。

ふだんからテンプレートとなる汎用の職務経歴書を作成しておき、何度も見返してミスのないものを作成しておき、それをベースに提出先毎に異なるアピールポイントにあわせてカスタマイズすると手早くまとめられます。また、文字のタイプミスなども極力減らすことができるのもメリットです。

5．職歴記述のフォーマットは編年体式かキャリア式で

職歴記載に関しては後掲のサンプルにあるように、時系列に沿って記載する「編年体式」で記載します。

なお、直近の事項から過去に向かって記載していく「逆編年体形式」、アピールしたいポイントをまとめて記載する「キャリア式」というものもあります。転職回数が多い場合は、逆編年体形式やキャリア式で表記するのも有効な場合があります。

職務経歴書のサンプル

それでは職務経歴書とはどのような形でまとめればいいのか、サンプルをもとに解説します。

下に掲載したサンプルの職務経歴書は、20代半ばで一回転職を経験した営業系の人が再度の転職を決意し、二社目在職中から転職活動を進めている、という設定で作成しています。なお、以下の解説文の小見出しの丸数字はサンプル画像の赤矢印上の白抜き丸数字と対応しています。



①経歴要約

これまでの経歴からアピールしたい内容を冒頭に250文字程度以内でまとめます。

②職務経歴 概要

在職期間と在職社名を記載します。

③職務経歴

在職社名、部署名、部署の所属人員、在籍期間、役職等を記載します。また、アピールしたい業務実績を記載するのも良いでしょう。

④得意分野

個人的に応募先企業に対してアピールしたいポイントを記載します。「自分がアピールしたいポイント」ではなく、「応募先企業が求めるスキルや経験」と適合したものをアピールするようにします。

⑤資格／語学力／ITスキル

即戦力性をアピールするポイントです。ここも応募先企業が求めている資格やスキルを記載しましょう。

⑥自己PR

「自分ができること」「そのために何をしてきたか」「それを応募先企業ではどう活かしていきたいか」などを簡潔にまとめます。応募先企業の募集要項と合致するなら、自分の今後の目標を記載するのも良いでしょう。

まとめ

職務経歴書を見る企業の視点は「自社にとって必要な経験やスキルを持った人か」「過去の在籍社で業務にどのように取り組み、結果としてどのような業績をあげているか」「この人の持っている強みは何か」「応募意思や向上心の高さを文面から感じられるか」ではないでしょうか。

これらを応募先企業の採用担当者に伝わるように（「プレゼン能力」になります）的確に要点をまとめて書くことがポイントです。職務経歴書、伝わるようにしっかり仕上げたいですね。

職務経歴書など、書類作成に不安がある場合は転職エージェントの活用もおすすめです。

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